Manajemen merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi.
Sebagaimana diketahui, hakikat manajemen adalah mencapai tujuan melaluitangan
orang lain. Pencapaian tujuan melalui tangan orang lain itu dilakukan oleh
manajemen dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yaitu fungsi perencanaan,
fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan dan fungsi pengawasan. Dengan
demikian keberhasilan manajemen sebuah organisasiakan sangat tergantung pada
pelaksanaan masing-masing fungsi tersebut. Hal yang sama berlaku pula pada
koperasi. Hanya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen itulah sebuah
koperasi akan dapat mencapai tujuan mulianya secara efektif.
Lembaga koperasi sejak awal diperkenalkan baik di
negara-negara Eropa Barat sebagai tempat kelahirannya maupun di Indonesia sudah
diarahkan untuk mampu mengatasi masalah sosial ekonomi masyarakat golongan
ekonomi lemah yang kurang beruntung dalam sistem ekonomi pasar liberal
kapitalistik. Oleh banyak kalangan, Lembaga koperasi diyakini sangat sesuai
dengan budaya dan tata kehidupan bangsa Indonesia dengan nilai-nilai saling
kerja sama(gotong royong), menolong diri sendiri, solidaritas, kejujuran,keterbukaan,mengutamakan
kebersamaan dan keadilan serta beberapa esensimoral positif lainnya. Koperasi
memang cocok untuk masyarakat Indonesia, dan sudah ada didalam masyarakat kita
jauh sebelum Indonesia merdeka. Pada dasarnya bangsa Indonesia suka bekerja sama
dan saling tolong-menolong.
Koperasi yang pertama tumbuh subur di Indonesia adalah
koperasi sosial yang dalam kegiatannya lebih mengutamakan kegiatan yang
bersifat sosial tanpa memperhitungkan segi keuntungan dalam arti ekonomi.
Koperasi semacam ini dapat tumbuh subur dengan landasan rasa solidaritas dari
anggotanya. Dengan bermodalkan rasa solidaritas yang tinggi dari para
anggotanya saja, belumlah cukup untuk membina koperasi jenis yang kedua yaitu
koperasi ekonomi yang bergerak di bidang ekonomi. Supaya koperasi ekonomi
bertahan hidup dan seterusnya berkembang, diperlukan individualitas
(kepercayaan pada diri sendiri) dari para anggotanya. Sebab hanya anggota yang
percaya akan kemampuannya sendiri yang dapat bertindak/bekerja untuk memajukan
koperasi dan setia kepada koperasi yang diikutinya. Selain itu, walaupun
koperasi adalah organisasi yang tidak mengutamakan keuntungan yang
sebesar-besarnya tetapi cara kerjanya tidak boleh meninggalkan prinsip-prinsip
ekonomi, supaya dapat berkembang dengan layak.
Apabila kegiatan usaha koperasi semakin luas maka masalah
yang dihadapi semakin kompleks, sehingga penanganannya tidak boleh dikerjakan
secara amatiran tetapi harus secara profesional. Dalam keadaan seperti itu,
apabila anggota koperasi tidak ada yang mampu dan cocok untuk menangani usaha
koperasi tersebut tidak ada salahnya, bahkan dianjurkan untuk mengambil orang
atau sekelompok orang di luar anggota koperasi yang benar-benar professional
untuk menangani usaha koperasi. Hanya saja perlu diingat bahwa tanggung jawab
atas pekerjaan tersebut tetap berada di tangan pengurus. Sehingga pengurus
harus benar-benar melaksanakan pengawasan secara ketat agar tidak terjadi
penyimpangan-penyimpangan. Pengurus harus bertindak dengan baik dan jujur agar
dapat mengawasi kerja karyawannya, sebab hanya orang yang berbuat baik dan
jujur saja yang dapat memperbaiki tindakan orang lain yang
kurang baik.
POLA MANAJEMEN KOPERASI INDONESIA
Koperasi seperti halnya organisasi yang lain membutuhkan
pola manajemen yang baik agar tujuan koperasi tercapai dengan efisien. Hal yang
membedakan manajemen koperasi dengan manajemen umum adalah terletak pada
unsur-unsur manajemen koperasi yaitu rapat anggota, pengurus, dan pengawas.
Adapun tugas masing-masing dapat diperinci sebagai berikut : Rapat anggota
bertugas untuk menetapkan anggaran dasar, membuat kebijaksanaan umum,
mengangkat/memberhentikan pengurus dan pengawas. Pengurus koperasi bertugas
memimpin koperasi dan usaha koperasi sedangkan. Pengawas tugasnya mengawasi
jalannya koperasi. Untuk koperasi yang unit usahanya banyak dan
luas, pengurus dimungkinkan mengangkat manajer dan karyawan. Manajer atau
karyawan tidak harus anggota koperasi dan seyogyanya memang diambil dari luar
koperasi supaya pengawasannya lebih mudah. Mereka bekerja karena ditugasi oleh
pengurus, maka mereka juga bertanggung jawab kepada pengurus. Di bawah ini akan
dibahas mengenai beberapa pola manajemen koperasi yang nantinya akan membantu
koperasi tersebut dalam mencapai tujuannya :
a. Perencanaan
Perencanaan merupakan proses dasar manajemen. Dalam
perencanaan manajer memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan,
bagaimana melakukan dan siapa yang harus melakukan. etiap organisasi memerlukan
perencanaan. Baik organisasi yang bersifat kecil maupun besar sama saja
membutuhkan perencanaan. Hanya dalam pelaksanaannya diperlukan
penyesuaian-penyesuaian mengingat bentuk, tujuan dan luas organisasi yang
bersangkutan.
Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang fleksibel,
sebab perencanaan akan berbeda dalam situasi dan kondisi yang berubah-ubah di
waktu yang akan datang. Apabila perlu dalam pelaksanaannya diadakan perencanaan
kembali sehingga semakin cepat cita-cita/tujuan organisasi untuk dicapai.
Perencanaan dalam Koperasi :
Organisasi koperasi sama dengan organisasi yang lain, perlu
dikelola dengan baik agar dapat mencapai tujuan akhir seefektif mungkin. Fungsi
perencanaan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting karena merupakan
dasar bagi fungsi manajemen yang lain. Agar tujuan akhir koperasi dapat dicapai
maka koperasi harus membuat rencana yang baik, dengan melalui beberapa langkah
dasar pembuatan rencana yaitu menentukan tujuan organisasi mengajukan beberapa
alternatif cara mencapai tujuan tersebut dan kemudian alternatif-alternatif
tersebut harus dikaji satu per satu baik buruknya sebelum diputuskan alternatif
mana yang dipilih Tipe rencana yang dapat diambil dalam koperasi dapat
bermacam- macam tergantung pada jangka waktu dan jenjang atau tingkatan
manajemen.
b. Pengorganisasian dan Struktur
Organisasi
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang
struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau
pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat
dicapai secara efisien. Pelaksanaan proses pengorganisasian akan mencerminkan
struktur organisasi yang mencakup beberapa aspek penting seperti:
1. Pembagian kerja,
2. Departementasi,
3. Bagan organisasi,
4. Rantai perintah dan kesatuan
perintah,
5. Tingkat hierarki manajemen, dan
6. Saluran komunikasi dan
sebagainya.
Struktur Organisasi dalam Koperasi :
Sebagai pengelola koperasi, pengurus menghadapi berbagai
macam masalah yang harus diselesaikan. Masalah yang paling sulit adalah masalah
yang timbul dari dalam dirinya sendiri, yaitu berupa keterbatasan. Keterbatasan
dalam hal pengetahuan paling sering terjadi, sebab seorang pengurus harus
diangkat oleh, dan dari anggota, sehingga belum tentu dia merupakan orang yang
profesional di bidang perusahaan. Dengan kemampuannya yang terbatas, serta
tingkat pendidikan yang terbatas pula, pengurus perlu mengangkat karyawan yang
bertugas membantunya dalam mengelola koperasi agar pekerjaan koperasi dapat
diselesaikan dengan baik. Dengan masuknya berbagai pihak yang ikut membantu
pengurus mengelola usaha koperasi, semakin kompleks pula struktur organisasi
koperasi tersebut. Pemilihan bentuk struktur organisasi koperasi harus
disesuaikan dengan macam usaha, volume usaha, maupun luas pasar dari produk
yang dihasilkan. Pada prinsipnya semua bentuk organisasi baik, walaupun
masing-masing mempunyai kelemahan.
c. Pengarahan
Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting.
Sebab masing-masing orang yang bekerja di dalam suatu organisasi mempunyai
kepentingan yang berbeda-beda. Supaya kepentingan yang berbeda-beda tersebut
tidak saling bertabrakan satu sama lain, maka pimpinan perusahaan harus dapat
mengarahkannya untuk mencapai tujuan perusahaan. Seorang karyawan
dapat mempunyai prestasi kerja yang baik, apabila mempunyai motivasi. Maka dari
itu, tugas pimpinan perusahaan adalah memotivasi karyawannya agar mereka menggunakan
seluruh potensi yang ada dalam dirinya untuk mencapai hasil yang
sebaik-baiknya. Supaya manajer atau pimpinan perusahan dapat memberikan
pengarahan yang baik, pertama-tama ia harus mempunyai kemampuan untuk memimpin
perusahaan dan harus pandai mengadakan komunikasi secara vertikal.
Manajemen Kepegawaian :
Seorang manajer kepegawaian adalah pembantu pengurus yang
diserahi tugas mengurus administrasi kepegawaian, yang mencakup:
· Mendapatkan
pegawai yang mau bekerja dalam koperasi,
· Meningkatkan
kemampuan kerja pegawai,
· Menciptakan
suasana dan hubungan kerja yang baik sehingga para karyawan tersebut tidak
bosan bekerja bahkan dapat meningkatkan prestasinya,
· Melaksanakan
kebijaksanaan yang dibuat pengurus, mengawasi pelaksanaannya dan menyampaikan
informasi maupun laporan kepada pengurus secara teratur,
· Memberikan
saran-saran/usul-usul perbaikan.
d. Pengawasan
Pengawasan adalah suatu usaha sistematik untuk membuat
semuakegiatan perusahaan sesuai dengan rencana. Proses pengawasan dapat
dilakukan dengan melalui beberapa tahap, yaitu menetapkan standar,
membandingkan kegiatan yang dilaksanakan dengan standar yang sudah ditetapkan,
mengukur penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, kemudian mengambil tindakan
koreksi apabila diperlukan. Setiap perusahaan mengadakan pengawasan dengan
tujuan agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan.
Ada beberapa alasan yang dapat diberikan mengapa hampir
setiap perusahaan menghendaki adanya proses pengawasan yang baik. Alasan-
alasan tersebut antara lain:
· Manajer dapat lebih
cepat mengantisipasi perubahan lingkungan,
· Perusahaan yang besar
akan lebih mudah dikendalikan,
· Kesalahan-kesalahan
yang dilakukan oleh anggota organisasi dapat dikurangi.
Berdasarkan waktu melakukan pengawasan, dikenal ada tiga
tipe pengawasan yaitu, feedforward controll, concurrent controll, dan feedback
control.
Teknik dan Metode Pengawasan
Secara garis besar pengawasan dapat dibagi menjadi dua, yaitu
metode pengawasan kualitatif dan metode pengawasan kuantitatif. Pengawasan
kualitatif dilakukan oleh manajer untuk menjaga performance organisasi secara
keseluruhan, sikap serta performance karyawan. Metode pengawasan kuantitatif
dilakukan dengan menggunakan data, biasanya digunakan untuk mengawasi kuantitas
maupun kualitas produk. Ada beberapa cara yang biasa digunakan untuk mengadakan
pengawasan kuantitatif, antara lain: dengan menggunakan anggaran, mengadakan
auditing, analisis break even, analisis rasio dan sebagainya.
Kita dapat melihatnya dalam program keterkaitan yang
dicanangkan sebagai Gerakan Nasional muncul 4 (empat) macam pola hubungan
kemitraan, yaitu:
1. Pola Dagang
Keterkaitan merupakan hubungan dagang biasa antara
produsen/koperasi dan pemasar/pengusaha.
2. Pola Vendor.
Kerjasama dilakukan untuk memenuhi kebutuhan operasional
perusahan yang menjadi bapak angkat.
3. Pola Subkontrak.
Kerjasama dilakukan dalam hubungan produk yang dihasilkan
oleh koperasi menjadi bagian dalam sistem produksi bapak angkat.
4. Pola Pembinaan.
Pola ini dikembangkan untuk memberi kesempatan kepada
koperasi yang memiliki potensi produksi tetapi lemah dalam pemasaran Ke-empat
pola tersebut memperlihatkan bahwa koperasi ditempatkan sebagai sub sistem dari
perusahaan swasta/BUMN. Padahal koperasi mempunyai kemampuan untuk ditempatkan
sebagai related system. Dengan demikian fokus perhatian umumnya terarah kepada koperasi
primer, sedangkan pengembangan koperasi sekunder dan tersier tidak berjalan
sebagaimana mestinya. Dengan hanya menjadi subsistem maka koperasi berada pada
posisi bargaining yang lemah.
Memasuki millennium ketiga ini sudah seharusnya dilakukan upaya-
upaya yang lebih teratur dan konsisten untuk membuat koperasi mampu berusaha di
bidang ekpor-impor. Koperasi harus didorong untuk tumbuh dalam satu jaringan
kerja (network) dan tidak hanya menjadi sub sistem perusahaan swasta.
Pemerintah dapat mengalokasikan dana untuk pengembangan koperasi dengan
membangun unit-unit quality control guna menetapkan standar ekspor serta
meningkatkan kualitas produk dari koperasi-koperasi produksi. Disamping itu
juga membangun unit-unit promosi (Rumah Produk Indonesia) yang memperlihatkan
bebagai sample produk dari koperasi yang mempunyai standar ekspor. Telah
disinggung terdahulu bahwa perhatian pembinaan yang hanya terfokus kepada
koperasi primer akan memperlambat perkembangan koperasi di Indonesia. Untuk itu
sudah seharusnya focus perhatian pembinaan disebarkan meliputi juga koperasi
sekunder dan tersier dalam suatu sistem pembinaan terpadu
Sumber Referensi :